Cuando se trata de comercio internacional, negociar con proveedores, no es solo cuestión de obtener

un mejor precio por producto. Cada decisión negociada tiene un impacto directo en tu cadena logística: desde el tipo de embalaje hasta los términos de entrega y el control sobre los tiempos.

En este blog, te compartimos claves prácticas y estratégicas para negociar de forma efectiva con tus proveedores internacionales y lograr importaciones más rentables y sostenibles.

1. Negocia términos Incoterms que te favorezcan logísticamente

Los Incoterms definen quién asume la responsabilidad y los costos en cada tramo del proceso logístico. Muchos importadores aceptan sin revisar los términos propuestos por el proveedor, lo que puede limitar el control y encarecer el proceso.

Recomendación: Evalúa si pasar de un Incoterm como CIF (Cost, Insurance and Freight) a FOB (Free On Board) te permite contratar tu propio agente de carga, comparar tarifas y mejorar tiempos de entrega.

Ejemplo práctico: Si tu proveedor te ofrece CIF y tú no tienes visibilidad sobre qué naviera usará, puedes enfrentar demoras o pagar sobrecostos que no fueron presupuestados. En cambio, con FOB tú eliges la logística desde el puerto de salida.

1. Optimiza el embalaje para reducir el volumen y los costos

El embalaje no es solo un tema de protección: afecta directamente el volumen de carga y, por tanto, el costo del flete. Embalajes innecesariamente grandes, mal estibados o con material pesado pueden disparar tus costos logísticos.

Consejos para negociar embalaje:

Solicita embalaje apilable que optimice el espacio en el contenedor.

Pide declaraciones precisas del volumen y peso por parte del proveedor.

Asegúrate de que el embalaje cumpla normativas de ingreso al país (evita multas o retenciones aduaneras).

Negociar desde el inicio estos aspectos evita ajustes de último minuto o cobros extras por sobredimensionamiento.

1. Establece cronogramas claros y flexibles de entrega

La planificación compartida con tu proveedor puede ayudarte a consolidar pedidos y evitar embarques urgentes que aumentan el costo. Negocia ventanas de entrega más amplias, pero bien calendarizadas, que te permitan planificar el transporte y reducir el riesgo de demoras.

Beneficios de un calendario logístico compartido:

• Posibilidad de consolidar varios pedidos en un solo contenedor.
• Mejor negociación con forwarders por contar con fechas anticipadas.
• Reducción de costos por almacenaje en origen o destino.
• Una entrega planificada es una entrega más barata y eficiente.

1. Evalúa siempre el costo total de importación

El costo por unidad puede ser engañoso si no consideras los costos ocultos en el proceso logístico. Comparar proveedores sin analizar el costo total de importación es un error común.

Factores a considerar:

• Costos de transporte desde origen.
• Costos de seguros y aduanas.
• Tiempos de tránsito (afectan inventario y ventas).
• Costos por documentación incompleta o errores en factura proforma.

Un proveedor que cobra más por unidad, pero entrega rápido, bien embalado y con documentación perfecta, puede resultar más rentable a largo plazo.

1. Utiliza contratos marco o acuerdos anuales

Negociar con base en el volumen anual o en compras recurrentes puede darte mejores precios y condiciones más estables en el tiempo.

Ventajas de un contrato marco:

• Congelar las condiciones comerciales ante variaciones de mercado.
• Asegurar disponibilidad de producto.
• Establecer cláusulas de penalización por incumplimiento.
• Refuerzas la seriedad de la relación comercial.

Los contratos marco generan confianza y compromiso de ambas partes.

1. Profesionaliza la comunicación con tus proveedores

Una negociación exitosa parte de una comunicación clara, respetuosa y basada en datos. Muchos conflictos logísticos nacen de malos entendidos, omisiones o acuerdos verbales poco formales.

Buenas prácticas:

• Documenta todo por escrito.
• Confirma por correo lo conversado por llamada o videollamada.
• Establece canales de comunicación oficiales.
• Sé firme en tus términos, pero abierto a soluciones conjuntas.

Un proveedor serio valora un cliente profesional. Una relación sana permite renegociar cuando el mercado cambia.